Никто не идеален. Когда вы манипулируете большим количеством клиентов или длинным списком дел, некоторые электронные письма могут оставаться неоткрытыми в вашем телефоне в течение стеснительного количества времени. Хотя вам может быть стыдно, нервничать или расстраиваться, когда вы осознаете свою ошибку, важно исправить ситуацию, связавшись с этим человеком, отправив извиняющийся поздний ответ по электронной почте.
Если письменное общение не является вашей сильной стороной, и вы изо всех сил пытаетесь составить это письмо, не паникуйте! Мы разработали четыре шаблона для поздних ответов по электронной почте для различных ситуаций, чтобы вы могли иметь основу для того, как ответить с искренними извинениями и спланировать совместное движение вперед.
Основы
Независимо от того, по какой причине вы написали поздний ответ по электронной почте, есть несколько правил, которые можно и нельзя делать при составлении этого сообщения.
- Помните все правильные элементы профессионального общения. Цель этого письма - извиниться и продемонстрировать, что вы по-прежнему являетесь профессионалом, с которым стоит работать. Имейте прямую, конкретную тему, начинайте с профессионального приветствия, всегда корректируйте, избегайте случайного сленга, сохраняйте профессиональный тон и заканчивайте заключительной подписью. Когда у вас откладывается ответ, вы можете выглядеть неорганизованным и непрофессиональным. Боритесь с этим представлением с помощью хорошо продуманной и продуманной заметки, которая придерживается все профессиональные стандарты электронного общения .
- Признавайте вину там, где она виновата. Неважно, по какой причине было отправлено письмо с опозданием - было ли это чрезвычайной личной ситуацией или вы просто забыли, - искренне извиняйтесь за задержку. Принятие этой вины покажет, что вы берете на себя ответственность за свою работу, а не просто перекладываете вину на кого-то другого.
- Будьте открыты и честны. Если вы чувствуете себя комфортно, вы можете рассказать о причине задержки. Не вдавайтесь в личные подробности; вместо того, чтобы говорить, что у вашей матери диагностировали рак, просто скажите, что вы получили плохие новости о члене семьи и были озабочены тем, чтобы помочь ему в это трудное время. Каждый может понять, что в жизни разные вещи случаются. Небольшой взгляд на свою жизнь, но не слишком откровенный, может дать им представление о том, через что вы проходите, и они лучше поймут, откуда вы.
- Не будьте слишком эмоциональны. Хотя важно быть честным со своим клиентом, поскольку это может укрепить доверие, между честностью и TMI есть разница. Что бы вы ни пережили, профессиональное общение - не то место, где можно разгружать свои проблемы. Держите свой ответ безупречным и удаляйте ненужные детали. Вы можете сказать, что испытали потерю, но не более конкретно.
- Подробно опишите свои следующие шаги в отношении того, что вы планируете делать в будущем. Самое главное, исправьте этот пробел в общении с вашим подробным планом относительно того, как вы собираетесь продвигать проект дальше, когда вы догнали. Расскажите им, каковы ваши действия, что вам от них нужно и как вы оба можете работать вместе, чтобы ускорить работу любого проекта, над которым вы работаете.
Открытое и честное общение может решить практически любую проблему. Хорошо сформулированное электронное письмо может помочь вам вернуться на путь восстановления этих профессиональных отношений.
Шаблоны поздних ответов по электронной почте
1. Когда вы просто забыли ответить
Мы все виноваты в этом; вы открываете письмо, отвечаете в уме, сделайте мысленную заметку, чтобы ответить позже , а затем вы ... никогда не отвечаете. К тому времени, как вы вспомните, вы оставляете их висеть на неделю или дольше.
как написать книгу-бестселлер
Так как же построить ответ, чтобы не выглядеть совершенно непрофессиональным и неорганизованным?
Получатель -
Мне очень жаль, что я вернул только ваше электронное письмо. Я прочитал ваше письмо вскоре после того, как вы его отправили, и собирался ответить тем же вечером. Из-за всего происходящего это потерялось в перемешивании, и я надеюсь, вы простите мне такой поздний ответ.
Извинившись, вы можете продолжать отвечать на их электронное письмо.
2. Когда вы пропустили крайний срок проекта
Иногда медленный ответ на электронное письмо может привести к срыву дедлайна. В этом случае вам нужно не только извиниться, но и работать вместе с клиентом, чтобы придумать измененный график, который будет соответствовать вашим потребностям. Предлагаемые решения и предложения с вашей стороны покажут, что вы готовы решать проблемы и адаптироваться.
Получатель -
С сожалением сообщаю вам, что эта часть проекта еще не завершена, и я пропустил наш крайний срок. У меня произошло личное событие, которое повлияло на мою доступность [или] Из-за непредвиденных осложнений эта конкретная часть задачи заняла больше времени, чем я ранее выделил в нашей временной шкале. Приносим извинения за возможные осложнения с вашей стороны. Я верю, что приложив немало усилий, я смогу завершить эту часть проекта к этой дате. Чтобы вернуться на правильный путь и уложиться в следующий срок, я предлагаю пригласить этого человека, чтобы он помог нам завершить проект.
Используйте эту ошибку, чтобы понять свои навыки управления временем и предсказать в будущем, если вы пропустите дедлайн. Иногда в жизни что-то случается и что-то всплывает, но если вы можете сказать кому-то до пропущенного срока, что вам может потребоваться продление, они могут быстрее перемешать вещи со своей стороны, чтобы вы могли вместе работать над решением.
томас келлер жареный цыпленок ad hoc
3. Когда вы возвращаетесь с выходного дня
Всякий раз, когда вы собираетесь отсутствовать в офисе на несколько дней, рекомендуется настроить автоматический ответ, в котором подробно описывается, когда вы вернетесь, как с вами можно связаться в случае возникновения чрезвычайной ситуации и с кем они могут связаться в А пока для быстрого ответа. Однако, если вы неожиданно пропали или просто забыли, вот хороший способ ответить на срочные сообщения, находящиеся в вашем почтовом ящике.
Получатель -
Большое спасибо за ваше письмо! Прошу прощения за задержку с ответом. Я был вне офиса с [этого числа] до сегодняшнего утра, занимаясь личными делами, но теперь я доступен и рад ответить на ваш вопрос.
Вы можете назвать более конкретную причину своего отсутствия, если вы близки с клиентом, но можете оставаться настолько неопределенными, насколько это необходимо, чтобы чувствовать себя комфортно.
После этого открытия вы можете предоставить любую запрашиваемую информацию, необходимую вашему клиенту.
4. Когда вы больше не можете выполнять условия проекта
Чрезвычайные ситуации случаются. Члены семьи сильно заболевают, близкий человек умирает, вы попали в аварию и попали в больницу. Иногда жизнь мешает работе, и вы просто не можете завершить проект, который обещали завершить.
Когда вы опаздываете на электронное письмо и вынуждены сказать им, что больше не можете браться за проект, важно правильно подойти к теме и предложить решения там, где это возможно.
Вот пример электронного письма, которое вы можете изменить, чтобы объяснить свою ситуацию.
Получатель -
Недавно в моей личной жизни произошло разрушительное событие, которое существенно повлияло на мою работоспособность. Из-за этого события я больше не смогу достойно завершить ваш проект. В обозримом будущем я решил взять отпуск, чтобы помочь своей семье, и я не смогу завершить вашепроект.
Вместо себя я настоятельно рекомендую этому человеку взять на себя эту работу. Я подробно рассказал им о вашем проекте и скопировал их в это электронное письмо, чтобы вы двое могли начать обсуждение следующих шагов, необходимых в проекте. Этот человек имеет большой опыт работы в этой области, и я думаю, вам действительно понравится работать с ним.
Копировать новый человек, которого вы рекомендуете принять на работу в электронном письме, чтобы ваш клиент мог сразу же начать с ними работать. Это поможет всем как можно скорее начать работу над проектом, на котором вы остановились.
Объем работы, которую вам придется выполнить при переносе проекта, будет во многом зависеть от того, какой тип работы вы выполняли. Если вы были видеооператором-фрилансером и больше не можете освещать мероприятие, вы можете просто проинформировать нового фрилансера о деталях мероприятия и ожиданиях клиентов, чтобы они могли взять на себя съемку. Если вы передаете проект другому человеку в своей компании, он, надеюсь, знаком с вашей должностной инструкцией и клиентом, которого он берет на себя на данный момент.
какой аромат у фенхеля
Сохраняйте честность при позднем ответе по электронной почте
Даже если вам потребовалось несколько дней, чтобы ответить, самое важное, что вы можете сделать, чтобы спасти отношения, - это быть открытым и честным в общении. Люди ценят честность, и искренние извинения за задержку служат убедительным сигналом о том, что вы готовы исправить свои ошибки.
В дальнейшем постарайтесь помнить, что краткий ответ лучше, чем молчание. Если у вас нет времени, чтобы отправить полный ответ, отправьте быстрое электронное письмо, в котором говорите, что вы получили его сообщение, и с нетерпением ждем возможности подробно поговорить с ними в ближайшее время. Затем установите на телефоне напоминание, которое будет предлагать вам ответить, когда у вас будет больше времени. Знание о том, что они не были забыты, но вы занимаетесь чем-то еще, дает понять, что вам не все равно. Не откладывайте ответ; просто отправив короткое сообщение, вы можете изменить мир к лучшему.
