Как написать обзор производительности

Не всем нравится получать отзывы о своей работе. Даже для самых выдающихся сотрудников неизвестность того, что их начальник скажет о них в ежегодном обзоре эффективности, может вызывать беспокойство. Вот почему чрезвычайно важно написать уважительный, честный и справедливый отчет о работе ваших сотрудников. Что бы вы ни писали, делайте это с состраданием.

Написание оценок производительности также может быть стрессом для начальника. Как можно тактично рассказать кому-то о тех областях, в которых они не попали в описании работы? Как вы можете четко описать кому-то точные способы, которыми они могут улучшить свою работу?

Вот несколько советов, передовых методов и вещей, которых следует избегать при составлении обзора производительности, который поможет вашим сотрудникам двигаться вперед и уверенно совершенствоваться.

Преимущества обзора производительности

Обзоры эффективности сотрудников следует рассматривать как положительный опыт, поскольку они играют важную роль в здоровье компании. Это возможность для руководителей и сотрудников обсудить методы, которые компания может использовать для более эффективного достижения успеха в будущем. Вы сможете увидеть сильные и слабые стороны сотрудника, менеджера и компании в целом.

Успешный обзор производительности будет:

• Для работодателя полезно: Обзор производительности должен быть разговором. Сотруднику должна быть предоставлена ​​возможность открыто выразить свое мнение о том, что команда и компания могут работать более эффективно. Вы услышите свежий взгляд на то, что не работает с точки зрения сотрудника.
• Полезно для сотрудника: Хорошо составленный обзор дает сотруднику оценку хорошей работы, которую он выполняет, и конструктивную обратную связь о том, как он может улучшить. Это поможет им расти в профессиональном плане и поставит перед ними четкие цели, к которым нужно стремиться. Это поможет им улучшить себя ради собственной карьеры и в качестве актива для компании.
• Полезно для компании: Благодаря этим обзорам руководство и сотрудники получают возможность увидеть, как они могут работать вместе для улучшения в целом. Руководство может видеть, как дела у людей по всем направлениям, как на индивидуальном, так и на корпоративном уровне. Затем они могут разработать план игры для решения проблемных областей и использовать успехи.

Отзывы - это благодарность за хорошо проделанную работу и дорожную карту к улучшению для компании в целом.

Процесс проверки эффективности

В достаточно крупной компании задача администрирования служебной аттестации ложится на отдел кадров (HR). Руководитель отдела кадров заранее раздаст форму отзыва и лицу, проводящему обзор, и лицу, в отношении которого проводится проверка. Лицо, подвергшееся проверке, завершит самооценку, отметив, что он успешно сделал в этом году, и отметит области, в которых, по его мнению, он мог бы улучшить свои навыки с помощью руководства и обучения.

В зависимости от размера и структуры бизнеса это будет выглядеть по-разному в каждой отрасли. Для небольшой компании с небольшим количеством сотрудников менеджер или даже владелец - хороший человек для проведения обзоров. Тот, кто проводит обзор, должен занимать должность высшего руководства и часто контактировать с сотрудниками, которых он проверяет на повседневной основе. Иногда члены команды проверяют друг друга в процессе совместной экспертной оценки. Этот подход хорошо работает, когда коллеги работают более тесно друг с другом, чем кто-либо на руководящей должности.

Чего следует избегать при написании обзора производительности

При написании отзывов, есть лучшие практики и есть проблемные методы, которые приводят к непродуктивному обзору. Вот некоторые вещи, которых следует избегать при работе над процессом проверки.

• Не указывать на негатив, не давая конструктивной обратной связи. Если вы говорите сотруднику, что он что-то делает плохо или неправильно, вы должны указать ему наиболее эффективный или правильный способ сделать это. Если вы не дадите им ощутимых способов улучшить и инструменты, необходимые для достижения успеха , не ожидайте, что производительность сотрудника изменится в следующий раз, когда он получит отзыв. Если у вас нет времени описывать конкретный процесс, обязательно назначьте дополнительную встречу с ответственным лицом, которое может их научить.
• Не доминируют в разговоре. Во время разговора должно быть участие сотрудников. Хотя вы должны направлять разговор при обсуждении результатов работы сотрудника, будьте внимательны к тому, что они говорят о структуре компании и вашем стиле управления. Никто не знает процесс и структуру компании так, как тот, кто управляет ею каждый день, и они хорошо оснащены, чтобы дать обратную связь о том, что работает, а что нет. И если вы не желаете слушать их критику, насколько они будут ценить критику, которую вы им предлагаете?
• Не нагромождение. Даже у самого худшего сотрудника вы не сможете добиться успеха, если всего за полчаса вы рассказываете ему обо всем, что он делает не так. Периодически просматривая обзор, убедитесь, что вы отмечаете, что они делают правильно. Если они чувствуют, что все, что вы видите в них, - это отрицательные моменты, почему они должны чувствовать мотивацию для улучшения в будущем? Постарайтесь сгруппировать то, над чем они могут работать, по определенным категориям, чтобы не зацикливаться на мелочах. Дайте им широкий обзор областей, требующих внимания, и предложите решения, как их можно улучшить, вместо того, чтобы описывать все, что они делают неправильно.

Теперь, когда у вас есть представление о том, чего следует избегать, вот несколько рекомендаций, которые вы можете использовать в своем обзоре.

• Завершите обзор положительными отзывами. Даже если вы чувствуете, что сотрудник не сделал ничего ценного, если вы хотите, чтобы он выслушал и сохранил вашу обратную связь, нужно начинать и заканчивать похвалой, чтобы поддерживать их боевой дух . Если вы начнете разговор с негатива, сотрудник может отключиться и не выслушать ни слова из отзыва. Если им кажется, что они слышат только негатив за негативом, они не смогут обработать и переварить все отзывы. По крайней мере, дайте им что-нибудь позитивное, чтобы начать разговор, и что-нибудь приятное в конце встречи. Если они уйдут, чувствуя себя бесполезными, у них не будет ни мотивации, ни возможности совершенствоваться.
• Предложите реальные способы действовать на основе конструктивной обратной связи. Обсуждая области, в которых сотрудник нуждается в улучшении, убедитесь, что вы объяснили, как именно они могут улучшиться. Если вы пишете, что сотрудник плохо пишет отчеты, скажите им, как именно писать хороший отчет. Они могут быть не очень хороши в чем-то, потому что им никогда не показывали, как это делать правильно. Отрицательная обратная связь ради отрицательной обратной связи не дает сотруднику возможности расти в будущем.
• Дайте числовые или буквенные оценки эффективности. Этот метод может работать не во всех отраслях. Мозг некоторых людей не обрабатывает текстовый блок так же хорошо, как числа. Если у вас есть определенная система оценок, сотрудник может иметь более четкое представление о том, где он находится. Если в вашей отрасли есть количественные стандарты, эти системы оценок легко создать. Если вы работаете в сфере продаж, то, возможно, в среднем 100 продаж в месяц - это А. Если вы работаете в сфере обслуживания клиентов, вы можете основывать барометры успеха на том, насколько быстро кассир может сканировать товары. В отраслях, где у вас есть доступ к количественным данным, возможно, создание системы выставления оценок поможет сотрудникам лучше понять, насколько хорошо их производительность оценивается в соответствии со стандартами компании.
• Будьте честны, но разумны. Сотрудник не станет лучше, если его отзыв будет состоять только из восторженных комплиментов. Честный отзыв сам по себе является комплиментом; это показывает, что вы верите в их способность расти и совершенствоваться как профессионал. Если ваш сотрудник находится на противоположном конце спектра, он не сможет улучшить ситуацию, если обзор представляет собой всего лишь полчаса, в котором вы ругаете его. Сосредоточьтесь на положительном и отрицательном для всех ваших сотрудников, чтобы они могли совершенствоваться и оставаться восприимчивыми к критике.

Обзор эффективности не должен быть отдельным разговором; это начало роста для ваших сотрудников, руководства и структуры компании. Важно найти время, чтобы поставить цели и дать конструктивную обратную связь, чтобы у сотрудника было к чему стремиться и какие способы улучшить свою работу.

В идеале, ничто, указанное в служебной аттестации, не должно удивлять сотрудника. Надлежащие каналы связи между руководством и сотрудниками должны быть открыты круглый год, а не один раз в год. Официальный обзор - это просто способ подвести итоги года таким образом, чтобы у всех участвующих сторон была четкая дорожная карта для совместного продвижения вперед как одной команды.